Isso ocorre pois o Sugar está em UTF-8 e o Outlook usa ISO-8859-1.

Para corrigir:

1. Abra o arquivo “includes/vCard.php” em um editor de textos simples.
2. Localize a  linha que contém o comando $line = trim($line);, aproximadamente na linha 156.
3. Insira o seguinte trecho de código:

if (mb_detect_encoding($line, "auto") != "UTF-8") {
    $line = mb_convert_encoding($line, "UTF-8");
}

Certifique-se de que o módulo mb_string está instalado no PHP.

Agora é só fazer um teste de importação para ver se tudo está ok.

Para desabilitar este comportamento, edite o arquivo sugarcrm\modules\EmailMan\EmailMan.php. Localize o trecho de código marcado com o comentário “test for duplicate email address by marketing id” e comente as linhas a seguir. O código ficará como abaixo:

//test for duplicate email address by marketing id.
//$dup_query="select id from campaign_log where more_information='".$module->email1."' and marketing_id='".$this->marketing_id."'";
//$dup=$this->db->query($dup_query);
//$dup_row=$this->db->fetchByAssoc($dup);
//if (!empty($dup_row)) {
//we have seen this email address before
//$this->set_as_sent($module->email1,true,null,null,'blocked');
//return true;
//}

Se não quiser desabilitar esta funcionalidade permanentemente, basta apagar os respectivos registros na tabela “campaign_log" do seu banco de dados do Sugar CRM.

A seguir, um breve tutorial de como usar este recurso.

Configuração

Acesse a área de administração do sistema clicando no link Admin, localizado no canto direito superior.

• Na seção Email, clique em Email Settings
  • Preencha os campos obrigatórios
  • Em “Compose email messages” in this format selecione “HTML Email”
  • Em “Compose email messages in this character set”, selecione ISO-8859-1. Este é o padrão da maioria dos clientes de e-mail no Brasil. Se preferir usar um padrão internacional, escolha UTF-8.
  • Na seção Email Security Settings, marca a opção Select “Outlook default minimum security precautions (errors on the side of correct display)”.
  • Clique no botão “Save” para gravar as alterações.

• Ainda na seção Email, clique em Inbound Email.
  • Configure uma conta de e-mail do tipo Bounce Handling. Este conta será usada para gerenciar os e-mails que por algum motivo não puderam ser enviados.

• Acesse Manage campain email settings
  • Preencha o campo Number of emails sent per batch com o valor 10. Enviar muitos e-mails de uma só vez é considerado SPAM pela maioria dos clientes de e-mail.
  • Clique no botão Save para confirmar as alterações.

Criando uma campanha

• Clique no menu Campaigns
• No menu da esquerda, clique em Create Campaign
• Preencha os campos e clique em Save
• Em seguida, selecione a lista de pessoas que serão o alvo da campanha
• Na seção Email Marketing, crie a peça de email que será enviada

Enviando a campanha

• Selecione a campanha que deseja enviar e clique no botão Send Email.
• Marque o email que deseja enviar e clique no botão Send.
• Neste momento a sua campanha está na fila de envios. Para se certificar de que a campanha será enviada imediatamente, entre na área administrativa e clique em Manage Email Queue e clique no botão Send Queued Campaign Emails.
• Vale ressaltar que uma mesma mensagem só pode ser enviada a uma mesma pessoa uma única vez.

Referências

http://www.sugarcrm.com/wiki/index.php?title=HOW-To_guide_for_Email-Campaigns

http://blog.ffff.ca/2009/03/09/working-with-email-campaigns-in-sugarcrm

Espero que este tutorial seja muito útil. Sugestões para sua melhoria são bem-vindas. Estejam à vontade para fazerem comentários.